10 Tugas Procurement Staff yang Wajib Dikuasai di Dunia Kerja

Procurement Staff memiliki peran penting dalam memastikan kebutuhan barang dan jasa perusahaan dapat terpenuhi dengan tepat, baik dari sisi kualitas, harga, maupun waktu pengadaan. Pekerjaan procurement bukan sekadar membeli barang, tetapi mencakup berbagai proses mulai dari mencari supplier hingga membuat laporan pengadaan.

Bagi kamu yang tertarik berkarier sebagai Procurement Staff, memahami tugas dan tanggung jawab posisi ini menjadi langkah awal yang penting. Skill administrasi, komunikasi, negosiasi, ketelitian, hingga kemampuan mengolah data sangat dibutuhkan dalam pekerjaan procurement.

Berikut 10 tugas Procurement Staff yang perlu kamu ketahui.

1. Mencari Supplier

Tugas pertama Procurement Staff adalah mencari supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Supplier tidak hanya dipilih berdasarkan harga murah, tetapi juga mempertimbangkan kualitas produk, reputasi, kemampuan memenuhi kebutuhan, serta ketepatan waktu pengiriman.

Procurement Staff perlu membandingkan beberapa supplier agar perusahaan mendapatkan pilihan terbaik.

2. Meminta Penawaran Harga

Setelah menemukan calon supplier, Procurement Staff biasanya menghubungi supplier untuk meminta quotation atau penawaran harga.

Penawaran tersebut kemudian dibandingkan berdasarkan harga, spesifikasi barang, jumlah, waktu pengiriman, hingga syarat pembayaran. Proses ini membantu perusahaan mengambil keputusan pembelian secara lebih tepat.

3. Membuat Purchase Order (PO)

Salah satu dokumen penting dalam proses procurement adalah Purchase Order (PO). Procurement Staff bertugas membuat PO berdasarkan permintaan pembelian yang telah disetujui.

PO harus dibuat secara teliti karena mencantumkan informasi seperti nama barang, spesifikasi, jumlah, harga, supplier, serta ketentuan pengiriman.

Kesalahan kecil dalam PO dapat menyebabkan masalah dalam proses pengadaan. Karena itu, ketelitian menjadi salah satu skill penting bagi Procurement Staff.

4. Melakukan Negosiasi dengan Supplier

Procurement Staff juga dituntut memiliki kemampuan negosiasi. Negosiasi dapat dilakukan untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif, menentukan syarat pembayaran, maupun membahas ketentuan pengiriman.

Kemampuan komunikasi yang baik sangat membantu agar proses negosiasi menghasilkan kesepakatan yang menguntungkan perusahaan sekaligus tetap menjaga hubungan profesional dengan supplier.

5. Mengevaluasi Supplier

Supplier yang digunakan perusahaan perlu dievaluasi secara berkala. Procurement Staff dapat menilai kualitas barang, harga, pelayanan, serta ketepatan waktu pengiriman.

Evaluasi supplier penting untuk memastikan perusahaan bekerja sama dengan vendor yang dapat memenuhi standar dan kebutuhan secara konsisten.

6. Memproses Permintaan Pembelian

Procurement Staff menerima permintaan pembelian dari divisi terkait. Setiap permintaan perlu diperiksa dan diproses sesuai dengan prosedur pengadaan perusahaan.

Artinya, Procurement Staff harus memahami alur approval, dokumen yang dibutuhkan, serta aturan pembelian yang berlaku di perusahaan.

7. Memantau Pesanan

Setelah pesanan dibuat, pekerjaan belum selesai. Procurement Staff harus melakukan monitoring pesanan kepada supplier.

Pemantauan dilakukan untuk memastikan barang tersedia dan dikirim sesuai jadwal. Jika terjadi keterlambatan, Procurement Staff perlu berkomunikasi dengan supplier dan memberikan informasi kepada pihak terkait.

8. Memeriksa Dokumen Pembelian

Administrasi merupakan bagian penting dalam procurement. Procurement Staff perlu memeriksa dokumen seperti Purchase Order, quotation, invoice, dan dokumen pendukung lainnya.

Dokumen harus lengkap, sesuai, dan memiliki informasi yang konsisten. Pengelolaan dokumen yang rapi juga memudahkan proses pemeriksaan dan pelaporan perusahaan.

9. Mengelola Data Supplier

Data supplier perlu dikelola dengan baik agar informasi dapat ditemukan dengan mudah ketika dibutuhkan. Data tersebut dapat mencakup nama supplier, kontak, produk, riwayat transaksi, hingga informasi pendukung lainnya.

Kemampuan menggunakan Microsoft Excel menjadi nilai tambah karena banyak data procurement yang perlu direkap, diperbarui, dan dianalisis secara berkala.

10. Membuat Laporan Pengadaan

Tugas terakhir adalah membuat laporan procurement atau laporan pengadaan. Laporan dapat berisi transaksi pembelian, supplier yang digunakan, nilai pengadaan, maupun informasi lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

Laporan yang rapi membantu manajemen memantau aktivitas pengadaan dan menjadi bahan evaluasi untuk proses procurement berikutnya.

Skill yang Dibutuhkan Procurement Staff

Dari berbagai tugas tersebut, terlihat bahwa Procurement Staff membutuhkan lebih dari sekadar kemampuan membeli barang. Beberapa skill yang penting antara lain:

• Microsoft Excel untuk mengelola dan menganalisis data.
• Microsoft Word untuk membuat dokumen administrasi.
• Kemampuan komunikasi dengan supplier dan divisi internal.
• Kemampuan negosiasi.
• Ketelitian dalam memeriksa dokumen.
• Kemampuan mengelola data dan arsip.
• Manajemen waktu dan monitoring pesanan.
• Pemahaman terhadap proses administrasi pengadaan.

Menjadi Procurement Staff profesional membutuhkan kombinasi antara kemampuan administrasi, komunikasi, ketelitian, negosiasi, dan pengolahan data. Setiap proses, mulai dari mencari supplier, meminta quotation, membuat PO, memantau pesanan, hingga membuat laporan pengadaan harus dilakukan secara sistematis.

Bagi kamu yang ingin mempersiapkan diri masuk ke dunia kerja, menguasai Microsoft Office, khususnya Excel, Word, dan kemampuan administrasi, dapat menjadi bekal yang sangat bermanfaat untuk menunjang pekerjaan procurement.

Upgrade Skill Bersama Webmedia Training Center

Ingin lebih siap menghadapi kebutuhan dunia kerja? Webmedia Training Center menyediakan pelatihan komputer dan Microsoft Office untuk membantu meningkatkan keterampilan praktis yang dibutuhkan di dunia kerja.

Mulai dari Microsoft Excel, Microsoft Word, administrasi perkantoran, hingga skill komputer lainnya, belajar dengan materi yang aplikatif dan relevan dengan kebutuhan pekerjaan.

Jangan hanya siap melamar kerja, siapkan juga skill yang dibutuhkan perusahaan. Upgrade kemampuanmu bersama Webmedia Training Center!

 Alamat:
Jl. Setiabudi Komplek Bisnis Point No.12-13 CC Medan

Contact Us :

0852 6114 0004

0852 1266 5455