Webmedia CenterApa Itu Staf Admin
Staf Admin atau lebih dikenal sebagai staf administrasi perusahaan atau staf administrasi perkantoran adalah profesi yang sangat menjanjikan. Mengapa? Banyak para pemimpin perusahaan dulunya berawal dari profesi ini. Seiring waktu dan pengalaman mereka, mereka terus dipromosikan di perusahaannya.
Para staf Admin ini sudah terbiasa dengan sikap melayani, maka gak heran secara pribadi mereka disenangi oleh banyak orang termasuk pimpinannya.
Pekerjaan Staf Admin
Sebenarnya apa sih pekerjaan staf admin itu? Dan apa saja keahlian yang diperlukan? Kita akan bahas dalam artikel berikut.
Administrasi yang menjadi bagian pekerjaan staf admin adalah semua aktivitas perusahaan yang dilakukan untuk mencapai tujuan atau target. Aktivitas itu mulai dari perencanaan, kegiatan, laporan, pencatatan, evaluasi semua berkaitan erat dengan administrasi.
Karena banyaknya proses dalam bidang administrasi membuat banyak merekrut staf admin. Proses administrasi adalah proses penting perusahaan dalam bertumbuh. Dan tentu saja bagi para staf admin yang tampak menonjol, biasanya mereka yang bisa menguasai pekerjaan dengan sempurna, yang memiliki pelayanan yang cepat dan tuntas.
Jadi biasanya setelah kamu diterima bekerja diperusahaan sebagai Staf Admin, supervisor ataupun managermu akan menugaskan hal-hal khusus membantu proses administrasi. Beberapa kegiatan administrasi yang menjadi tanggung jawab adalah:
- Pengumpulan Data
Aktivitas ini berkaitan ke banyak hal, terutama kamu ditempatkan di divisi apa. Jika di Divisi umum kemungkinan akan bekerja mengumpulkan data-data perusahaan terkait SDM dan kegiatan umum perusahaan. Kegiatan ini terkait bagaimana pengumpulan, pencatatan, pengolahan secara tulis manual ataupun dengan komputer.
- Bertanggung Jawab terhadap Arsip Data
Bekerja sebagai staf admin itu gak mudah, gak boleh malas karena pekerjaan akan datang bertubi-tubi, seperti harus menjaga dan menyimpan semua dokumentasi perusahaan seperti surat, naskah, gambar, video, audio dan lain-lain. Simpan yang rapi karena segera akan digunakan untuk berbagai keperluan.
Apalagi dokumen-dokumen penting, perlu diperlakukan khusus, kalian harus menanyakan dulu bagaimana prosedur penyimpanannya. Syukur-syukur perusahaannya sudah punya arsip digital, membantu dalam manajemen arsip. Kalau belum ya pandai-pandai menata dan mengorganisasinya.
- Siap-Siap Kalau Ada yang Menelepon
Staf admin itu juga harus berani dan bisa berkomunikasi,”Halo dengan Andi, ada yang bisa dibantu?” Angkat telepon dan rianglah dengan pelanggan ataupun staf lain jika ada panggilan telepon.
Biasanya staf administrasi menerima panggilan teleponnya dari perusahan lain untuk tujuan kerjasama atau agenda-agenda lain. Kalau untuk pelanggan biasanya ada staf customer service.
- Mengelola Agenda Kegiatan
Perusahaan itu banyak kegiatannya, salah satunya rapat. Ini mesti diatur, mulai dari proses perencanaan, mengundang, pencatatan rapat, penyimpanan agenda rapat dan lain-lain, itu menjadi tugas kamu staf admin. Jadi selain cekatan, kamu juga harus punya wajah mudah tersenyum walau pekerjaan bertubi-tubi. Masih mau jadi staf admin?
Belum lagi kegiatan lain baik yang sifatnya internal ataupun eksternal, kunjungan-kunjungan, olahraga bareng dan lain-lain, staf admin kudu siap sedia.
- Mengelola Surat masuk keluar
Ini kerjaan rutin nih, yakni surat masuk, surat keluar menjadi tugas staf admin. Staf admin harus cekaran dalam memeriksa, memilah, menyortir semua surat yang masuk ke perusahaan, mencatatnya dan mengirimkan ke divisi terkait. Dan jangan lupa semua pergerakan surat dan lainnya harus diarsipkan dan mendapatkan persetujuan pihat yang terkait/berwenang.
- Mengurus Perlengkapan Kantor
Ini juga adalah bagian pekerjaan staf admin, adalah mengurus perlengkapan kantor. Bisa seperti alat kerja, alat tulis kantor, laptop, komputer, proyektor, lemari, dan lain-lain.
Banyak perlengkapan kantor dipercaya pengurusannya oleh staf admin. Kalian harus bersiap-siap ya.
Hal di atas adalah tugas-tugas secara umum, nanti di artikel berikutnya kita akan membahas tugas khusus jika kamu ditempatkan sebagai staf admin di bagian-bagian divisi semisal di bagian gudang, marketing dan lain-lain.
Demikian semoga membantu dan semangat untuk menjadi Staf Admin. Mau belajar secara serius, Webmedia menyediakan pelatihannya selama 3 bulan intensif. Lulusannya juga ada jaminan sampai bekerja.