Format Dokumen Sebelum Microsoft Office 2007

Pada awalnya perilisannya di tahun 1990, Microsoft Office hanya terdiri dari Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Powerpoint. Khusus Microsoft Excel, sebenarnya sudah terlebih dahulu di rilis sejak tahun 1985 pada sistem operasi MacOS. Sedangkan Powerpoint sebenarnya dirilis pada tahun 1987, untuk sistem operasi MacOS juga, tetapi waktu itu masih bernaung di bawah perusahaan ForeThought, sebelum perusahaan itu diakuisisi oleh Microsoft.

Jadi ketika ketiga aplikasi tersebut dirilis sebagai Microsoft Office pada tahun 1990 oleh Microsoft, Word masih memakai versi 1.0, sedangkan Powerpoint dan Excel sudah memakai versi 2.0.

Pada awal perilisan Microsoft Office,  walaupun berjalan di lingkungan Microsoft Windows 3.0, tetapi dari sisi penyimpanan file, masih bernaung di bawah DOS yang menggunakan sistem file FAT (File Allocation Table). Sehingga format penyimpanannya masih mengikuti format file DOS, dimana semua nama file memakai aturan “8.3”, yaitu maksimal 8 karakter untuk nama, dan maksimal 3 karakter untuk extension.

Karena itu extension untuk Word adalah “doc”, untuk Excel “xls”, dan untuk Powerpoint adalah “ppt”.

Format Dokumen Setelah Microsoft Office 2007

Extension 3 huruf ini bertahan sampai versi Microsoft Office 2003, walaupun versi Windows saat itu, yaitu Windows XP,  sudah bisa menggunakan nama file lebih dari format “8.3”. Barulah pada waktu perilisan Microsoft Office 2007, extension dokumen Microsoft Office berubah dari 3 huruf menjadi 4 huruf. Extension Word menjadi “docx”, Excel menjadi “xlsx”, dan Powerpoint menjadi “pptx”.

Penambahan “x” di belakang extension yang lama itu terkait dengan perubahan besar-besaran pada format penyimpanan dokumen Microsoft Office. Perubahan besar-besaran ini pula yang mungkin menjadi penyebab mengapa jeda perilisan Microsoft Office bisa sampai 4 tahun, dari 2003 sampai 2007, dimana biasanya jeda perilisan Microsoft Office adalah 3 tahun.

Lalu apa bedanya format yang baru ini dengan format yang lama?

Pada format dokumen yang lama, dokumen Microsoft Office ter-encrypt dengan kode khusus, sehingga hanya dapat dibuka dengan aplikasi yang bisa membaca enkripsi tersebut, yaitu aplikasi itu sendiri, dan aplikasi lain yang sudah mendapat izin resmi. Misalnya dokumen Word  hanya bisa dibaca oleh Microsoft Office Word dan aplikasi lain yang sudah mendapat izin untuk bisa membaca dokumen Word.

Tetapi pada format yang baru, dokumen Microsoft Office sebenarnya adalah gabungan beberapa file, yaitu file XML dan media yang menyertainya, yang di-archive menjadi sebuah file ZIP.

Lalu file ZIP tersebut diberi extension “docx”, atau “xlsx”, atau “pptx”, tergantung dari aplikasi yang digunakan.

Dokumen Microsoft Office sebenarnya adalah sebuah file ZIP

Mengapa Microsoft Office beralih ke penggunaan format ZIP sebagai dokumennya ?

Penggunaan format ZIP memiliki beberapa keuntungan, antara lain, ukuran file menjadi lebih kecil, struktur dokumen menjadi lebih terorganisir, dan kemudahan peralihan dokumen antar aplikasi.

Kita ambil sebuah file Word sebagai contoh.

Buatlah sebuah document Word yang baru, lalu ketikkan sebuah teks singkat :

“Nama asli Tuan Crab adalah Eugene Harold Krabs”

Lalu simpan dokumen Word ini dengan nama “coba.docx” , dan tutup Microsoft Word-nya.

Kemudian dari pengelola file, Explorer atau yang lainnya, ganti extension-nya sehingga namanya berubah  menjadi “coba.zip”. Lalu extract file ZIP tersebut ke dalam sebuah folder. Lihatlah isi di dalamnya.

Di dalam folder tersebut akan ada beberapa folder. Salah satunya adalah folder bernama “word”. Di dalam folder “word” tersebut terdapat satu atau lebih file XML. Salah satunya bernama “document.xml”.

Kalau kita buka file “document.xml” tersebut dengan aplikasi text editor seperti Notepad++ atau VS Code, maka akan terlihat isi filenya tersusun dengan struktur XML. Dan teks singkat yang kita ketikkan tadi berada di dalam susunan tersebut.

Gambar  1 Letak teks di dalam struktur XML

Itulah gambaran sebenarnya isi sebuah dokumen Word.

Lalu apa keuntungannya bagi user terkait dengan format ZIP tersebut?

Bagi pengguna biasa, tidak ada pengaruh signifikan dari format ZIP itu dalam penggunaan sehari-hari. Tetapi bagi pengguna tertentu, format ZIP itu sangat memudahkan beberapa pekerjaan tertentu.

Sebagai contoh, misalnya kita dikirimkan sebuah dokumen Word dari kolega kita, dan dokumen Word tersebut berisi ratusan gambar contoh product. Lalu kita ingin mengeluarkan semua gambar product tersebut dengan cepat. Maka caranya adalah ganti extension-nya menjadi ZIP, lalu extract dokumennya. Maka seluruh gambar dari dokumen Word tersebut akan tersedia di dalam sebuah folder bernama “media”.

Contoh lain adalah bagi programmer yang mengembangkan aplikasi database, misalnya Sistem Informasi Sekolah atau Kampus, atau Aplikasi Manajemen Pegawai. Dari aplikasi yang dibangunnya, ia dapat membuat fitur yang secara otomatis mengeluarkan dokumen Word berdasarkan data orang yang dipilih.

Dokumen Word-nya bisa apa saja. Misalnya :

• Surat Keterangan Catatan Kepolisian
• Surat Perjanjian
• Surat Keterangan Lulus
• dan lain sebagainya

Terlebih dahulu kita buat dokumen suratnya menggunakan Microsoft Word sampai selesai dan siap untuk dicetak. Pada bagian tertentu di dalam dokumen tersebut kita beri tanda supaya nanti isinya mengambil data dari database aplikasi yang kita buat. Simpan dokumen Word ini pada lokasi penyimpanan yang bisa diakses oleh aplikasi yang kita buat.

Lalu ketika pengguna aplikasi kita hendak mencetak suatu surat dan  memilih menu “Cetak Surat” dari aplikasi kita, maka aplikasi secara otomatis akan membuat salinan dokumen Word-nya, lalu membuka ZIP-nya, mengedit file XML-nya, mengganti bagian tertentu dengan data dari database, lalu menyimpan kembali dan di ZIP kembali sebagai dokumen Word.

Maka hasilnya adalah sebuah dokumen Word baru, dengan isi bagian tertentunya sudah diisi dengan data dari database. Pada aplikasi yang kita buat, hasil ini bisa dicetak ke printer, atau disimpan sebagai PDF, atau hanya sekedar ditampilkan di layar.

🎯 “Jadikan kemampuan komputer sebagai investasi masa depan Anda. Yuk, ikut kursus komputer di Webmedia Training Center sekarang juga!”