Document Control Staff — Mengelola Dokumen, Nomor Dokumen, Revisi, dan Arsip

Dalam sebuah perusahaan, dokumen bukan sekadar kumpulan file yang disimpan di komputer. Dokumen menjadi bagian penting dalam menjalankan pekerjaan, menyimpan informasi, membuat laporan, hingga memastikan setiap proses kerja berjalan sesuai standar. Karena itu, perusahaan membutuhkan seseorang yang mampu mengelola dokumen secara teratur dan sistematis. Salah satu posisi yang memiliki peran penting dalam hal tersebut adalah Document Control Staff.

Document Control Staff bertugas memastikan dokumen perusahaan tersusun dengan baik, memiliki nomor dokumen yang jelas, tercatat setiap kali mengalami revisi, serta tersimpan dalam arsip yang mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Apa Itu Document Control Staff?

Document Control Staff adalah posisi yang bertanggung jawab dalam mengelola, mengendalikan, menyimpan, dan mendistribusikan dokumen perusahaan. Pekerjaan ini dapat ditemukan di berbagai bidang, seperti manufaktur, konstruksi, engineering, pertambangan, perbankan, hingga perusahaan jasa.

Seorang Document Control Staff harus memastikan bahwa dokumen yang digunakan oleh karyawan merupakan dokumen terbaru dan sudah melalui proses persetujuan yang sesuai.

Dengan pengelolaan dokumen yang baik, perusahaan dapat mengurangi risiko penggunaan file yang salah, kehilangan dokumen, maupun kesalahan akibat informasi yang sudah tidak berlaku.

Tugas Utama Document Control Staff

1. Mengelola Dokumen Perusahaan

Tugas utama Document Control Staff adalah mengatur berbagai dokumen agar tersusun secara sistematis. Dokumen dapat berupa surat, laporan, SOP, instruksi kerja, formulir, kontrak, hingga dokumen proyek.

Dokumen perlu diberi nama file, kategori, tanggal, dan informasi lainnya secara konsisten agar mudah dicari dan digunakan.

2. Mengatur Nomor Dokumen

Setiap perusahaan biasanya memiliki sistem penomoran dokumen. Nomor dokumen berfungsi sebagai identitas sehingga sebuah dokumen dapat dikenali dan dilacak dengan mudah.

Document Control Staff memastikan nomor dokumen tidak tumpang tindih serta mengikuti format yang sudah ditentukan perusahaan.

Contohnya, perusahaan dapat menggunakan kode berdasarkan departemen, jenis dokumen, dan nomor urut. Sistem seperti ini membantu proses pencarian dan pengendalian dokumen menjadi lebih cepat.

3. Mencatat Revisi Dokumen

Dokumen perusahaan dapat mengalami perubahan karena adanya pembaruan prosedur, kebijakan, data, maupun kebutuhan operasional.

Setiap perubahan perlu dicatat melalui revision control. Document Control Staff biasanya mencatat nomor revisi, tanggal perubahan, bagian yang diubah, serta pihak yang melakukan atau menyetujui revisi.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui riwayat perubahan sebuah dokumen dan menghindari penggunaan dokumen versi lama.

4. Mengelola Arsip

Selain mengelola dokumen yang sedang digunakan, Document Control Staff juga bertanggung jawab terhadap arsip dokumen.

Arsip dapat disimpan secara fisik maupun digital. Untuk dokumen digital, pengelolaan folder, penamaan file, serta struktur penyimpanan harus dibuat konsisten.

Arsip yang tertata membuat proses pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan mengurangi risiko file hilang.

5. Memastikan Dokumen Terdistribusi dengan Benar

Dokumen yang sudah disetujui harus diberikan kepada pihak yang membutuhkan. Document Control Staff membantu memastikan dokumen tersebut didistribusikan kepada departemen atau karyawan yang tepat.

Hal ini penting terutama untuk dokumen yang bersifat resmi dan memiliki versi tertentu.

Skill yang Dibutuhkan Document Control Staff

Untuk menjadi Document Control Staff, kemampuan administrasi saja belum tentu cukup. Posisi ini membutuhkan ketelitian, kemampuan mengelola data, serta pemahaman terhadap aplikasi komputer.

Beberapa skill yang penting antara lain:

• Microsoft Word untuk membuat dan mengatur dokumen.
• Microsoft Excel untuk membuat daftar kontrol dokumen, rekap, dan tracking revisi.
• Microsoft PowerPoint untuk kebutuhan presentasi atau dokumentasi.
• Pengelolaan folder dan arsip digital.
• Data entry dan administrasi dokumen.
• Kemampuan menggunakan tabel, filter, dan pencarian data.
• Ketelitian dalam memeriksa informasi.
• Kemampuan mengelola versi dan revisi dokumen.

Microsoft Excel menjadi salah satu kemampuan yang sangat membantu karena Document Control Staff sering berhadapan dengan data dokumen dalam jumlah banyak.

Misalnya, Excel dapat digunakan untuk membuat Document Control List (DCL) yang berisi nomor dokumen, nama dokumen, departemen, tanggal terbit, revisi, status, dan lokasi penyimpanan.

Mengapa Ketelitian Sangat Penting?

Kesalahan kecil dalam pengelolaan dokumen dapat berdampak pada pekerjaan perusahaan. Salah memasukkan nomor dokumen, menggunakan file versi lama, atau menyimpan dokumen di folder yang salah dapat membuat proses kerja menjadi lebih lambat.

Karena itu, Document Control Staff harus memiliki kebiasaan melakukan pengecekan sebelum dokumen disimpan, diperbarui, atau didistribusikan.

Kemampuan menggunakan komputer dengan baik juga membuat pekerjaan menjadi lebih efisien. Semakin terampil menggunakan Word dan Excel, semakin mudah pula mengelola dokumen dalam jumlah besar.

Persiapkan Skill untuk Menjadi Document Control Staff

Tertarik bekerja sebagai Document Control Staff? Mulailah dengan menguasai keterampilan komputer yang benar-benar digunakan dalam pekerjaan, terutama Microsoft Word dan Microsoft Excel.

Di Webmedia Training Center, kamu dapat meningkatkan kemampuan komputer untuk kebutuhan kuliah, administrasi, maupun dunia kerja. Dengan latihan yang tepat, kamu bisa lebih siap menghadapi pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dalam mengelola data dan dokumen.

Jangan hanya bisa menggunakan komputer—kuasai skill yang dibutuhkan dunia kerja. Belajar di Webmedia Training Center dan tingkatkan kemampuanmu untuk menjadi tenaga kerja yang lebih siap, teliti, dan profesional.

 Alamat:
Jl. Setiabudi Komplek Bisnis Point No.12-13 CC Medan

Contact Us :

0852 6114 0004

0852 1266 5455